O firmě
Společnost HI Software Development s.r.o. se zabývá vývojem a správou specializovaného softwaru pro automatickou tvorbu knihy jízd a optimalizaci dopravy s využitím integrovaných digitálních map. Pro zvýšení efektivity se pracuje s aplikací umístěnou na internetu, kterou jsme nazvali 
WEBDISPEČINK - www.webdispecink.cz . Pro sběr a přenos dat se využívají mobilní jednotky Lupus, které využívají technologie GPS, GPRS případně SMS. Mobilní jednotky vyrábí česká firma Princip a.s. - www.princip.cz .
Software Webdispečink můžete používat jako elektronickou knihu jízd, která se sama generuje dle toho, jak jsou Vaše vozidla sledována pomocí technologie GPS. Údaje v této knize jízd však můžete také sami editovat a doplnit tak například účel jízdy nebo můžete sami zakládat i mazat jednotlivé jízdy. Systém Webdispečink také můžete využít pro správu vašeho vozového parku a sledovat spotřebu pohonných hmot (PHM), otáčky motoru či přídavných zařízení, teploty přepravního prostoru, zatížení náprav a dalších externích periferií. V aplikaci Webdispečink je také přítomna technologie pro optimalizaci dopravy a rozvozu zboží (plánovač tras) a tak můžete tento program používat také jako dispečerské pracoviště. Odtud také název WEBDISPEČINK - web jako webová aplikace, dispečink jako plnohodnotné dispečerské pracoviště. Nově je součástí aplikace též funkce, která počítá cestovní náhrady.
Základní informace o knize jízd
Mít automobil v obchodním majetku, má své výhody. Jenže kromě mnoha daňových výhod to přináší i jistá negativa. Například musíte řádně vést knihu jízd. S tímto negativem Vám však může pomoci naše aplikace Webdispečink, která dle poloh z GPS generuje zcela automaticky elektronickou knihu jízd.
1. Co je to kniha jízd a k čemu slouží?
Je to účetní doklad, ve kterém jsou zaznamenány údaje o jednotlivých jízdách automobilu v obchodním majetku nebo vozu soukromého, užívaného k podnikání. Tyto údaje slouží finančnímu úřadu k tomu, aby zjistil, zda je automobil skutečně využíván k dosažení, zajištění a udržení příjmů. Výhody z této evidence jízd však může mít i Vy. Z knihy jízd například zjistíte, zda zaměstnanci nejezdí firemním vozidlem třeba na chalupu, ale také díky knize jízd máte přehled o tom, kdy je třeba zajet s vozidlem na technickou kontrolu atd.
2. Kdo musí vést knihu jízd?
Povinnost vést záznamy o provozu automobilu určuje zákon č. 111/1994 Sb. a vyhláška č. 187/1994 Sb. Z ní vyplývá, že knihu jízd potřebujete pro vozy v obchodním majetku, v nájmu, pořízené na leasing i vypůjčené. V případě, že firemní vůz používáte i k soukromým cestám, musíte je do knihy jízd uvádět. Do elektronické knihy jízd v aplikaci Webdispečink se údaj o tom, že vozidlo zrovna jede soukromou jízdu dostane díky přepínači, který řidič přepne do správné polohy před odjezdem automobilu. Zjednodušeně můžeme říci, že celkové náklady na provoz vozidla (pohonné hmoty, nájem, opravy, atd.) se pak musí snížit právě o podíl soukromých jízd. Kniha jízd ale musí být vedena i v případě, že k podnikání používáte soukromý automobil. V takovém případě se ale zaznamenávají jen služební jízdy a za každý takto ujetý kilometr si účtujete adekvátní částku.
3. Co všechno musí kniha jízd obsahovat?
Jsou stanoveny minimální údaje, které musí být v každé knize jízd:
- identifikace řidiče a vozu
- datum a čas jízdy
- výchozí místo, odkud vůz odjel na služební cestu
- cílové místo, kam vůz přijel (případně místa, kterými vůz projížděl)
- účel jízdy
- stav tachometru před a po jízdě
- čerpání pohonných hmot během jízdy
- kniha jízd však může obsahovat i další údaje. Elektronická kniha jízd v aplikaci Webdispečink Vám nabízí možnost volby dalších parametrů jako je doba jízdy, doba stání či spotřeba vozidla a další. Které parametry se budou v knize jízd zobrazovat můžete sami editovat. Kromě toho si můžete zobrazit i celou řadu dalších funkcí jako jsou cestovní náhrady, statistiky rychlosti, denního využití vozidla, atd.
4. Je povinné vést "papírovou" knihu jízd?
Vůbec ne, naopak lze říct, že kniha jízd v tištěné podobě je už zastaralá. Elektronická kniha jízd poskytuje mnohem příjemnější formu vedení i skladování tohoto dokumentu. Pokud se rozhodnete využít aplikaci Webdispečink, pak volíte tu vůbec nejpříjemnější variantu vedení knihy jízd. Kniha jízd se totiž pak píše téměř sama (mimo drobnosti jako je například import tankování PHM z tankovacích karet, či editace účelu jízd, pokud se tento mění). Kniha jízd pak mimo jiné za vás například počítá průměrnou i celkovou spotřebu vozidla, dobu provouzu vozidla, apod. V případě že na papír nedáte dopustit, můžete si kdykoliv elektronicky generovanou knihu jízd vytisknout u Vás v kanceláři. K tomu slouží různé exporty dat ať již do MS Excel nebo tisk HTML stránky.
5. Jak správně vést knihu jízd?
Jednotlivé záznamy musí být uspořádány chronologicky a veškerá data na sebe musí navazovat, což se týká především počátečních a koncových stavů tachometru. Protože naše elektronická kniha jízd je odkázána v měření ujeté vzdálenosti na systém GPS, který bohužel pracuje s malou ochylkou, je nutné jednou za měsíc provést synchronizaci údaje z tachometru vozidla s hodnotou v knize jízd. Toto není nutné pokud Vaše vozidlo má tzv. CAN sběrnici (například Škodovky ji mají). U knihy jízd v tištěné formě nesmí chybět u identifikace řidiče i jeho podpis.
6. Musí být kniha jízd ve voze?
To je poměrně častý dotaz. U běžných firemních vozidel policie ale knihu jízd při případné kontrole nevyžaduje. Protože mnoho firem vede knihu jízd již v počítači, nepředpokládá se, že by každý řidič měl v autě notebook či PDA.
7. Na co si dát pozor?
Na falšování knihy jízd. Především na uvádění vyššího počtu najetých kilometrů, než je skutečnost.
Finanční úřad má totiž celou řadu prostředků, jak vám dokázat, že jste cestou do Prahy nemohli ujet 3900 kilometrů! Například vás může vyzvat, abyste společně s knihou jízd předložili servisní knihu nového vozu. Pamatujte, že v tomto případě neplatí tak úplně presumpce neviny. Prokázat, že auto je využíváno výhradně pro služební účely budete muset Vy! Velmi často pátrají berní úředníci také po tom, zda nevykazujete soukromé jízdy za služební. A mimochodem – pamatujte na to, že nepravdivé údaje v knize jízd může prokázat i hloupá náhoda, například když Vás policie vyfotografuje při dopravním přestupku v úplně jiném městě, než jste podle knihy jízd měli být. Elektronickou knihu jízd sice můžete také editovat, ale z výše uvedených důvodů toto nedoporučujeme. Naopak s naší aplikací Webdispečink můžete klidně spát a pokud se k Vám dostaví kontrola z úřadu, stačí jim jen ukázat Vaši dokonale vedenou knihu jízd.
